Report on the training workshop on budget monitoring and use of the web platform in the SW: 2nd part

SW LIMBE on 27 May, 2021.

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English version


The second day of the training workshop in Limbe took place at the Victoria Guest house on May 27th 2021. Just as the previous workshop, it brought together CSOs in Limbe including participants from youth and women associations as well as associations of people living with disabilities from the Limbe 1 to 3 councils as well as representatives of the Limbe city council. This training which was within the framework of the Open Participatory Budget (COPB) aimed at training participants on budget monitoring and the use of the web platform. Just as the previous workshop, it was being organized by AfroLeadership in collaboration with the Cameroon Community Media Network (CCMN). At this effect, it was 9am when the workshop kick started.

2.The Workshop

2.1.Introductory statements

2.1.1 Statement from the representative of CCMN and the representative of Limbe 2 Council

The workshop this day started with an opening speech from senior councillor Prince Derrick DIKANJO representative from the Limbe 2 council whereby he thanked those for despite their busy scheduled were present at the workshop while urging them to use the knowledge and skills from the workshop to make Limbe a better city. Mr TARHYANG the representative of CCMN at this point took to the floor to present the two trainers of the day Mr WAMBA Victor Bertrand and Mr MUDIKA SONA. He also did a brief summary of the COPB project so that those absent during the previous workshops may understand its objectives and end results, at the end of which the various participants presented themselves and give their expectations…

2.1.2 Presentations from Participants

The participants present took on the floor one after the other to presented themselves and their various organizations as well as their councils. Amongst those present were municipal councillors, senior councillors, representatives of traditional chiefs, quarter heads and Internally Displaced Persons (IDP).

Everyone was later on invited to take a family picture so as to immortalize the session after which was a 15mins coffee break.

2.1.3 Discussions

The end of the coffee break marked the start of discussions on the principles of budget monitoring and the use of the web-based platform.

2.2.Principles of Budget monitoring

The first part of the training on the principles of budget monitoring was animated by Mr MUDIKA SONA about 1h45mins. His discussions centred on the triple actions on which monitoring is based upon and which includes program budget monitoring, financial monitoring and physical monitoring. Program budget monitoring he said was crucial as it enables indicators to be tracked thereby enabling citizens to measure the performances of the state and local authorities in the execution of public investment budgets. Furthermore, he broke down the monitoring process to financial monitoring and physical monitoring. Financial monitoring, he said was based on the triple principles of liquidation (verification of the veracity of what was decided), commitment (state commitment), authorization (an administrative act which gives the accountant the authorization to disburse government funds). Physical monitoring, he said was a touch with the finger of the achievements of a project while ensuring that the standards had been met. He then briefed the participants on the documents need for budget monitoring to be effective while explaining the precautions to be taken while carrying out monitoring on the field. Participants were then explained based on a template that can be customized, how monitoring can be carried out on the field.

With no questions regarding budget monitoring, citizen participation in public and local affaires was discussed. The trainer pointed out the legal provisions motivating citizen participation in local governance and which are rooted both in both international texts such as the Universal Declaration of Human Rights, the International Convention on Civil and Political Rights, the African Charter on Human and Peoples’ Rights amongst others, and national provisions with the General Code of Decentralized Territorial Authorities being the main document as stipulated in its articles 40 and 41. In these various texts, it was observed that citizen participation was a human right and not a favour. Just as the previous workshop, this section gave rise to discussions from the part of the participants who questioned how to achieve a needs assessment study because the council occasionally does it. One of the participants who is an association leader explained the experience she had with the mayor of Limbe 2 council who told her projects could be written based on need assessments studies carried out by an association in its locality and then submitted at the level of the council for financing. This respond enabled participants to be conscious of the fact that the need assessment study had to be carried out primarily by CSOs in their various communities. The trainer concluded with Roger Hart’s ladder of participation and encouraged all participants to persevere in their actions because that is the best way to move from bottom of the ladder to the top which represents which is the supreme level of citizen participation.

2.3.Presentation on budget monitoring on the web platform

Mr Bertrand WAMBA who was in charge of reinforcing capacities of the participants of the subject matter mentioned above started by opening discussions with the participants on the notion of open data so that the participants could easily grasp the key concepts associated to open data. Furthermore, these key concepts were going to enable the participants better understand how the platform functions and the purpose of such an open data platform. He thus, explained on the five scale levels of an open data (5 stars of Tim berners-lee)and the ten criteria (Sunlight Foundation) of necessary for data to be considered open. This was concluded by the advantages of open data as well as its actors who are the data producer, the data curator and the end user.

In a bid to enable all participants to practically follow up on how the platform operates, an internet connection was made available and shared with the participants on their devices (smartphones and laptops).

At this point the participants were ready to dive into the platform as the trainer did a presentation of the platform with visuals which enables a user to read local budgetary data easily. While navigating the website, the participants were made to understand the various functionalities present on the site as well as the role of the different buttons present in it and how to download data in excel format. They were amongst other functions schooled on how to:

  • summary data by selecting on a clickable map regions, divisions and subdivisions on a graph (histogram and pie chart) and a table;
  • compare data from various municipalities at the same time;
  • compare budgets of a municipality on several year;
  • visualise/download budgets on different year in the open data menu;
  • share views on the budgets available on the platform by adding comments.

Thought interrupted by power failure several times due to the heavy rains, Mr WAMBA was able to complete his presentation. The participants were however encouraged to keep using the web page and play with it so as to have a mastery of how it functions.


It was 2pm when the training came to an end with the participants filling in their individual evaluation sheet. As recommendations, the suggested that next time the organizers make available hard copies of the different training modules; Such trainings should be done most often; Hard copies of the document should be made available next time for proper follow up; Seminars should be more practical; Lunch allowances should be moved from five thousand francs to ten thousand francs; and religious leaders should be included next time. Furthermore, it was also suggested that means being put at the disposal by the project so as to train more CSOs. However, on a general note there was an overall appreciation of the knowledge gained during the workshop and the mastery of the subject matter by the trainers.


Version Française


La deuxième journée de l’atelier de formation à Limbe a eu lieu à la Victoria Guest house le 27 mai 2021. Tout comme l’atelier précédent, il a réuni les OSC de Limbé dont des participants des associations de jeunes et de femmes ainsi que des associations de personnes vivant avec un handicap, des conseillers municipaux de Limbé 1, Limbé 2 et Limbé 3. Cette formation qui s’inscrivait dans le cadre du Budget Participatif Ouvert (COPB) avait pour objectif de former les participants au suivi budgétaire et à l’utilisation de la plateforme web. Tout comme l’atelier précédent, elle était organisée par AfroLeadership en collaboration avec le Cameroon Community Media Network (CCMN). A cet effet, il était 9h du matin lorsque l’atelier a démarré.

2.Déroulement de l’atelier

2.1.Exposés introductifs

2.1.1 Mot du représentant du CCMN et du représentant de la Mairie de Limbe 2

L’atelier de ce jour a commencé par un mot d’ouverture du conseiller Prince Derrick DIKANJO, représentant la mairie de Limbé 2, dans lequel il a remercié ceux qui, malgré leur emploi du temps chargé, étaient présents à l’atelier, tout en les exhortant à utiliser les connaissances et les compétences de l’atelier pour faire de Limbe une meilleure ville. M. TARHYANG, représentant du CCMN, a pris la parole pour présenter les deux formateurs du jour, M. WAMBA Victor Bertrand et M. MUDIKA SONA. Il a également fait un bref résumé du projet COPB au terme duquel les différents participants se sont présentés et ont partagés leurs attentes.

2.1.2 Présentations des participants

Chaque participants a été invité à se présenter ainsi que l’organisation qu’il représentent. Parmi les personnes présentes se trouvaient des conseillers municipaux des communes d’arrondissement et urbaine, des représentants des chefs traditionnels, des chefs de quartier, des membres de la société civile et des personnes déplacées à l’intérieur du pays à cause de la crise dans le Nord ouest et Sud ouest. Au terme de la présentation, les participants ont été invités faire une photo de famille à prendre une pause café de 15 minutes

2.1.3 Discussions

La fin de la pause-café a marqué le début des discussions sur les principes du suivi budgétaire et l’utilisation de la plateforme web.

2.2.Principes du suivi budgétaire : Une triple action

La première partie de la formation sur les principes du suivi budgétaire a été animée par M. MUDIKA SONA pendant environ 1h45mins. Cet exposé a porté sur les trois actions sur lesquelles le suivi est basé et qui comprennent le suivi du budget du programme, le suivi financier et le suivi physique. Le suivi du budget du programme, a-t-il dit, est crucial car il permet de suivre les indicateurs, permettant ainsi aux citoyens de mesurer les performances de l’État et des autorités locales dans l’exécution des budgets d’investissement public. En outre, il a décomposé le processus de suivi en un suivi financier et un suivi physique. Le suivi financier, a-t-il dit, est basé sur le triple principe de la liquidation (vérification de la véracité de ce qui a été décidé), de l’engagement (engagement de l’Etat), de l’autorisation (acte administratif qui donne au comptable l’autorisation de décaisser les fonds publics). Le suivi physique, a-t-il dit, consiste à toucher du doigt les réalisations d’un projet tout en s’assurant que les normes ont été respectées. Il a ensuite informé les participants sur les documents nécessaires pour que le suivi budgétaire soit efficace tout en expliquant les précautions à prendre lors de la réalisation du suivi sur le terrain. Il a ensuite expliqué aux participants, sur la base d’un modèle personnalisable, comment le suivi peut être réalisé sur le terrain.

En l’absence de questions sur le suivi budgétaire, Il a poursuivi avec l’exposé sur la participation des citoyens aux affaires publiques et locales. Le formateur a rappelé les dispositions légales qui motivent la participation des citoyens à la gouvernance locale et qui trouvent leur origine tant dans les textes internationaux tels que la Déclaration universelle des droits de l’homme, la Convention internationale sur les droits civils et politiques, la Charte africaine des droits de l’homme et des peuples entre autres, que dans les dispositions nationales dont le Code général des collectivités territoriales décentralisées. Dans ces différents textes, il a été constaté que la participation des citoyens est un droit humain et non une faveur. Tout comme l’atelier précédent, cette partie a donné lieu à des discussions de la part des participants qui se sont interrogés sur la manière de réaliser une évaluation des besoins car la mairie le fait occasionnellement. Une des participantes qui est une responsable d’association a expliqué l’expérience qu’elle a eue avec le maire de la mairie de Limbe 2 qui lui a dit que les projets pouvaient être écrits sur la base des études d’évaluation des besoins réalisées par une association dans sa localité et ensuite soumis au niveau de la mairie pour le financement. Cette réponse a permis aux participants de prendre conscience du fait que l’étude d’évaluation des besoins devait être réalisée en priorité par les OSC dans leurs différentes communautés. Le formateur a conclu avec l’échelle de la participation de Roger Hart et a encouragé tous les participants à persévérer dans leurs actions car c’est le meilleur moyen de passer du bas de l’échelle au sommet qui représente le niveau suprême de la participation citoyenne.

Ce fut ensuite la deuxième présentation de la journée sur le suivi budgétaire sur la plateforme web.

2.3.Présentation de la plateforme web et du suivi budgétaire :

M. Victor Bertrand WAMBA qui était chargé de renforcer les capacités des participants sur le sujet mentionné ci-dessus a commencé son exposé par les notions d’open data. De plus, ces concepts clés allaient permettre aux participants de mieux comprendre le fonctionnement l’objectif principal de la plateforme. Après avoir définit la donnée, les données ouverte, il a présenté l’échelle d’une donnée ouverte (5 étoiles de Tim berners-lee) et les dix critères (Sunlight Foundation) nécessaires pour qu’une donnée soit considérée étant ouverte. Il a conclu en présentant l’intérêt des données ouvertes ainsi que ses principaux intervenants.

Afin de faciliter le suivi par les participants de l’exposé sur le fonctionnement de la plateforme, une connexion internet a été mise à disposition et partagée avec les participants disposant d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur portable.

Après avoir partagé avec les participants l’url de la plateforme, il a présenter les différents menus et les types de champs qui sont utilisés dans l’application. Ils (participants) ont été édifiés sur les différentes fonctionnalités de l’application à savoir :

  • la synthèse des données : en sélectionnant sur une carte cliquable une unité administrative donné, l’utilisateur peut visualiser sur un graphique (histogramme et camembert) ou sur un tableau des donnés agrégés sur les budgets ;
  • la comparaison des budgets de plusieurs collectivités entre elles ;
  • la comparaison du budget d’une collectivité sur plusieurs années : visualiser le budget d’une collectivité donnée dans sur plusieurs exercices ;
  • les données ouvertes sur les budget : consulter les budgets des collectivités sur différents exercices ;
  • l’avis citoyen : après consulter les budgets des collectivités, l’utilisateur a la possibilité de poster un commentaire et les autres de réagir sur l’avis émis.

Bien qu’interrompu par une panne de courant à plusieurs reprises en raison des fortes pluies, le consultant a pu terminer sa présentation. Les participants ont toutefois été encouragés à continuer à utiliser la plateforme et à jouer avec elle afin d’en maîtriser le fonctionnement.


Il était 14 heures lorsque la formation s’est terminée, les participants ayant rempli leur fiche d’évaluation individuelle, ce qui a permis aux organisateurs de recueillir des informations sur les impressions de chaque participant concernant la formation. Comme recommandations, les participants ont suggéré que la prochaine fois, les organisateurs mettent à disposition des copies papier des différents modules de formation ; que de telles formations soient faites le plus souvent ; que les séminaires soient plus pratiques ; que les indemnités de repas passent de cinq mille francs à dix mille francs ; et que les chefs religieux soient inclus la prochaine fois. En outre, il a également été suggéré que des moyens soient mis à disposition par le projet afin de former davantage d’OSC. Cependant, d’une manière générale, les participants ont apprécié les connaissances acquises au cours de l’atelier et la maîtrise de la matière par les formateurs.

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