Report on the training workshop on budget monitoring and use of the Web Platform in the SW: 1st part

 SW LIMBE on 26 May, 2021.

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English version


The Victoria Guest house on May 26th 2021 played host to the training of CSOs in Limbe on budget monitoring and the use of the platform. This training which was within the framework of the Open Participatory Budget (COPB) project brought together 50 participants from youth and women associations as well as associations of people living with disabilities from the Limbe 1 to 3 councils as well as representatives of the Limbe city council within the framework of its activities. The workshop which was organized by AfroLeadership in Limbe lasted two days. This DAY Which marked day ONE, kick started at 10am with an opening statement from the representative of the Cameroon Community Media Network (CCMN).

2. The Workshop

2.1 Introductory statements

2.1.1 Statement from the representative of CCMN and the representative of Limbe 1 Council

The workshop started with Mr TARHYANG Tabe reading out the program of the day. The opening speech was done by senior councillor Madam SAKWE Helen and representative from the Limbe 1 council. She was pleased and appreciated the high turnout while urging every participant not to hesitate to pose all their questions to the trainers who were there to edify them on budget monitoring. This marked the start of the activities and Mr TARHYANG took turns to welcomed the various participants and said the high turnout manifested the degree of implication of these various individuals in the project. He went on to present the two trainers of the day in the persons of Mr MUDIKA SONA and Mr Victor Bertrand WAMBA. He then urged the participants to listen keenly follow-up so as to be better equipped to apprehend budget monitoring. He did a brief recall of what were the objectives of the COPB project and the its end results after which he gave the floor to the various participants to introduce themselves and give their expectations.

2.1.2 Presentations from Participants

The participants present for the training workshop after listening to the opening statement from the representative of CCMN, presented themselves and their various organizations as well as their councils. Amongst those present were municipal councillors, senior councillors, representatives of traditional chiefs, quarter heads and Internally Displaced Persons (IDP). This then gave place for a coffee break after which the first training started.

2.1.3 Discussions

The discussions centred around reinforcing the capacity of the CSOs present on the principles of budget monitoring using the web-based platform.

2.2 Principles of Budget monitoring

Mr Mudika Sona the first trainer of the day dwelled on the principles of budget monitoring whereby he started by raising discussions around what a budget is. He later on addressed the triple actions on which monitoring is based upon which include program budget monitoring, financial monitoring and physical monitoring. Financial monitoring, he said was based on the principles of liquidation (verification of the veracity of what was decided), commitment (state commitment), authorization (an administrative act which gives the accountant the authorization to disburse government funds). He then briefed the participants on the documents need for budget monitoring to be effective while explaining the precautions to be taken while carrying out monitoring on the field. Before he concluded on his speech, he proposed the participants with a template that can be customized and used when doing monitoring. This first part which lasted about 1h30mins ended up with so many interesting discussions around the making the difference between a project control mission and individual monitoring.

At the end of the section on budget monitoring, the second section dwelled on citizen participation in public and local affaires. The expert pointed out the legal provisions motivating citizen participation in local governance and which are rooted both in both international texts such as the Universal Declaration of Human Rights, the International Convention on Civil and Political Rights, the African Charter on Human and Peoples’ Rights amongst others, as well as national provisions with the General Code of Decentralized Territorial Authorities being the reference document as stipulated in its articles 40 and 41. As such, it was observed that citizen participation was a human right and not a favour. At this juncture, some participants explained how their involvement in some affaires of their communities have helped to correct some tars observed. However, they also decried the fact that they at times do not get a listening ear from the local authorities even if they made recommendations. This therefore gave rise to the question of what to do if recommendations were not being taken into consideration by local authorities. The trainer however encouraged them to persist in their actions of checking public actions and constantly report on their findings on the field. On the other hand, the examples shared on how some participants engaged themselves at the level of their municipalities highly demonstrated practically how citizen participation works. The trainer concluded by encouraging all participants to persevere in their actions because that is the best way to move from bottom of the Hart’s Ladder of participation to the top which represents participative democracy.

This then gave way to the second presentation of the day on budget monitoring on the web platform.

2.3 Presentation on budget monitoring on the web platform

Mr Bertrand WAMBA who was in charge of reinforcing capacities of the participants of the subject matter mentioned above started by opening discussions with the participants on the notion of open data so that the participants could easily grasp the key concepts associated to open data. Furthermore, these key concepts were going to enable the participants better understand how the platform functions and the purpose of such an open data platform. He thus, explained on the five scale levels of an open data (5 stars of Tim Berners-Lee)and the ten criteria (Sunlight Foundation) of necessary for data to be considered open. This was concluded by the advantages of open data as well as its actors who are the data producer, the data curator and the end user.

In a bid to enable all participants to practically follow up on how the platform operates, an internet connection was made available and shared with the participants on their devices (smartphones and laptops).

At this point the participants were ready to dive into the platform as the trainer did a presentation of the platform with visuals which enables a user to read local budgetary data easily. While navigating the website, the participants were made to understand the various functionalities present on the site as well as the role of the different buttons present in it and how to download data in excel format. They were amongst other functions schooled on how to:

  • summary data by selecting on a clickable map regions, divisions and subdivisions on a graph (histogram and pie chart) and a table;
  • compare data from various municipalities at the same time;
  • compare budgets of a municipality on several year;
  • visualise/download budgets on different year in the open data menu;
  • share views on the budgets available on the platform by adding comments.

Thought interrupted by power failure several times due to the heavy rains, Mr WAMBA was able to complete his presentation. The participants were however encouraged to keep using the web page and play with it so as to have a mastery of how it functions.

3 Conclusions/Recommendations

It was 3:30pm when the training came to an end with the participants filling in their individual evaluation sheet. As recommendations, the trainers were asked to be short in their presentations as the time frame consecrated for the training had not been respected. Furthermore, it was also suggested that training content be sent earlier to participants so as to prepare them for the training; the training should be done more often; A forum should be created for council budgets to be monitored. Since the project is supposed to be ended in August 2021, AfroLeadership is invited to find more means so that the project continues. On the other hand, there was an overall appreciation of the knowledge gained during the workshop as some participants said it has been an eye opening to them regarding monitoring as a whole.

Version Française


La Victoria Guest house a accueilli le 26 mai 2021 la formation des OSC de Limbé sur le suivi budgétaire et l’utilisation de la plateforme. Cette formation qui s’inscrivait dans le cadre du projet Budget Participatif Ouvert (COPB) a réuni 50 participants des associations de jeunes et de femmes ainsi que des associations de personnes vivant avec un handicap des communes de Limbé 1, Limbé 2 et Limbé 3 ainsi que des représentants de la mairie de Limbé dans le cadre de ses activités. L’atelier qui a été organisé par Afroleadership a duré deux jours. L’atelier qui a marqué le premier jour, a démarré à 10 heures par un discours d’ouverture du représentant du Cameroon Community Media Network (CCMN).

2.Déroulement de l’atelier

2.1.Exposés introductifs

2.1.1 Mot du représentant du CCMN et du représentant de la Mairie de Limbe 1

L’atelier a commencé par la lecture du programme de la journée par M. TARHYANG Tabe. Le discours d’ouverture a été fait par la conseillère à la ville de Limbe Madame SAKWE Helen et représentante du conseil de Limbe 1. Elle s’est réjouie et a apprécié la forte affluence tout en invitant chaque participant à ne pas hésiter à poser des questions aux formateurs qui étaient là pour les édifier sur le suivi budgétaire. M. TARHYANG a tour à tour souhaité la bienvenue aux différents participants et a déclaré que la forte affluence manifestait le degré d’implication de ces différentes personnes dans le projet. Il a ensuite présenté les deux formateurs du jour à savoir M. MUDIKA SONA et M. Victor Bertrand WAMBA. Il a ensuite exhorté les participants à écouter attentivement afin d’être mieux armés pour appréhender le suivi budgétaire. Il a fait un bref rappel des objectifs du projet COPB et de ses résultats finaux puis a donné la parole aux différents participants pour qu’ils se présentent et donnent leurs attentes de l’atelier.

2.1.2 Présentations des participants

Chaque participants a été invité à se présenter ainsi que l’organisation qu’il représentent. Parmi les personnes présentes se trouvaient des conseillers municipaux des communnes d’arrondissment et urbaine, des représentants des chefs traditionnels, des chefs de quartier, des membres de la société civile et des personnes déplacées à l’intérieur du pays à cause de la crise dans le Nord ouest et Sud ouest. Au terme de la présentation, les particicipants ont été invités à prendre une pause café.

2.1.3 Discussions

Les discussions ont porté sur le renforcement des capacités des OSC présentes sur les principes du suivi budgétaire en utilisant la plateforme web.

2.3.Principes du suivi budgétaire : Une triple action

M. MUDIKA SONA, le premier formateur de la journée, s’est attardé sur les principes du suivi budgétaire en commençant par présenter ce qu’est un budget. Il a ensuite abordé les trois actions sur lesquelles le suivi est basé, à savoir le suivi du budget du programme, le suivi financier et le suivi physique. Le suivi financier, a-t-il dit, est basé sur les principes de liquidation (vérification de la véracité de ce qui a été décidé), d’engagement (engagement de l’Etat), d’autorisation (acte administratif qui donne au comptable l’autorisation de débourser des fonds publics). Il a ensuite édifié les participants sur les documents nécessaires pour que le contrôle budgétaire soit efficace tout en expliquant les précautions à prendre lors du contrôle sur le terrain. Avant de conclure son intervention, il a proposé aux participants un modèle de document qui peut être personnalisé et utilisé lors du suivi. Cette première partie qui a duré environ 1h30, a donné lieu à des échanges édifiant sur la différence entre une mission de contrôle de projet et un suivi individuel.

La seconde partie a porté sur la participation des citoyens aux affaires publiques et locales. L’expert a rappelé les dispositions légales qui motivent la participation des citoyens à la gouvernance locale et qui trouvent leur source tant dans les textes internationaux tels que la Déclaration universelle des droits de l’homme, la Convention internationale sur les droits civils et politiques, la Charte africaine des droits de l’homme et des peuples entre autres, que dans les dispositions nationales avec le Code général des collectivités territoriales décentralisées qui constitue le document de référence comme le stipulent ses articles 40 et 41. De fait, la participation des citoyens était un droit humain et non une faveur. Par ailleurs, certains participants ont partagé leur expérience comment leur intervention dans leur collectivité a permis de corriger certaines tares observées. Cependant, ils ont également décrié le fait qu’ils ne reçoivent pas toujours une oreille attentive de la part des autorités locales, quand bien même ils font des recommandations. D’où la question de savoir ce qu’il faut faire lorsque les recommandations ne sont pas prises en compte par les autorités locales. Le formateur les a toutefois encouragé à persévérer dans leurs actions de contrôle des actions publiques et à rendre compte constamment de leurs constats sur le terrain. D’autre part, les exemples partagés sur la manière dont certains participants se sont engagés au niveau local ont démontré de manière très concrète comment fonctionne la participation citoyenne. Le formateur a conclu en encourageant tous les participants à persévérer dans leurs actions car c’est le meilleur moyen de passer du bas de l’échelle de Hart de la participation au sommet qui représente la démocratie participative.

Ce fut ensuite la deuxième présentation de la journée sur le suivi budgétaire sur la plateforme web.

2.3.Présentation de la plateforme web et du suivi budgétaire :

M. Victor Bertrand WAMBA qui était chargé de renforcer les capacités des participants sur le sujet mentionné ci-dessus a commencé son exposé par les notions d’open data. De plus, ces concepts clés allaient permettre aux participants de mieux comprendre le fonctionnement l’objectif principal de la plateforme. Après avoir définit la donnée, les données ouverte, il a présenté l’échelle d’une donnée ouverte (5 étoiles de Tim Berners-Lee) et les dix critères (Sunlight Foundation) nécessaires pour qu’une donnée soit considérée étant ouverte. Il a conclu en présentant l’intérêt des données ouvertes ainsi que ses principaux intervants.

Afin de faciliter le suivi par les participants de l’exposé sur le fonctionnement de la plateforme, une connexion internet a été mise à disposition et partagée avec les participants disposant d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur portable.

Après avoir partagé avec les participants l’url de la plateforme, il a présenter les différents menus et les types de champs qui sont utilisés dans l’application. Ils (participants) ont été édifiés sur les differentes fonctionnalités de l’application à savoir :

  • la synthèse des données : en sélectionnant sur une carte cliquanble une unité administrative donné, l’utilisateur peut visualiser sur un graphique (histogramme et cammenbert) ou sur un tableau des donnés agrégés sur les budgets ;
  • la comparaison des budgets de pluisuers collectivités entre elles ;
  • la comparaison du budget d’une collectivité sur plusieurs années : visualiser le budget d’une collectivité donnée dans sur plusieurs exercices ;
  • les données ouvertes sur les budget : consulter les budgets des collectivités sur diffférents exercices ;
  • l’avis citoyen : après consulter les budgets des collectivités, l’utilisateur a la possiblité de poster un commentaire et les autres de réagir sur l’avis émis.

Bien qu’interrompu par une panne de courant à plusieurs reprises en raison des fortes pluies, le consultant a pu terminer sa présentation. Les participants ont toutefois été encouragés à continuer à utiliser la plateforme et à jouer avec elle afin d’en maîtriser le fonctionnement.


Il était 15h30 lorsque la formation s’est achevée avec le remplissage des fiches d’évaluation. Comme recommandations, il a été demandé aux formateurs d’être brefs dans leurs présentations car le temps consacré à la formation n’a pas été respecté. En outre, il a été suggéré que le contenu de la formation soit envoyé plus tôt aux participants afin de les préparer à la formation ; la formation devrait être faite plus souvent ; un forum devrait être créé pour le suivi des budgets des conseils. Comme le projet est censé se terminer en août 2021, AfroLeadership est invité à trouver d’autres moyens pour que le projet continue. D’autre part, les connaissances acquises au cours de l’atelier ont été appréciées de manière générale, certains participants ayant déclaré qu’elles leur avaient ouvert les yeux sur le suivi dans son ensemble.


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